RESUME PENGANTAR MANAJEMEN

1.                 Introduction of Management

Pengenalan Manajemen

1.1              Pengertian Organisasi dan Manajemen

Organisasi menurut griffin (2002) adalah sekelompok orang yang bekerjasama dalam struktur dan koordinasi tertentu dalam mencapai serangkaian tujuan tertentu.

Mary Parker Follet mendefinisikan manajamen sebagai : “the art of getting things done with and through other people”.artinya : “seni menyelesaikan sesuatu melalui orang lain”.

Kegiatan mencapai tujuan keorganisasian dilakukan oleh manajer dengan mengatur orang lain untuk melakukan tugas – tugas apa saja yang dibutuhkan.Yang mencapai sesuatu adalah manajer (managers) dan yang mengerjakan adalah karyawan (employees).

1.2              Kenapa manajemen dikatakan ilmu dan Seni
Alasaannya  adalah sebagai berikut :

ILMU : penyelesaian dilakukan dnegan menggunakan pendekatan rasional,logika objektif  dan cara yang sistematis, serta membutuhkan pengethauan dan kemampuan pengambilan keputusan.

SENI : dalam pengambilan keputusan menggunakan gabungan intuisi, pengalaman, insting dan pandangan pribadi, serta membutuhkan kemampuan konseptual, komunikasi, interpersonal, dan manajemen waktu.

1.3              Manfaat Manajemen

Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi,karena tanpa manajemen,semua usaha akan sia – sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit.Ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen :

1)      Untuk mencapai tujuan.

2)      Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan.

3)      Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas.

1.4              Lingkungan Manajemen

a.       Lingkungan  eksternal

-          Pesaing

-          Perkembangan teknologi

-          Pertumbuhan ekonomi

-          Norma dan nilai social

-          Politik

-          Kondisi fisik

b.      Lingkungan internal

-          Sumber daya informasi

-          Sumber daya keuangan

-          Sumber daya alam

-          Sumber daya manusia

1.5              tingkatan Manajemen

terbagi atas tiga tingkatan, yakni :

a.       top managers

b.      middle managers

c.       first-line managers

employes

2.                 HISTORY OF MANAGEMENT

SEJARAH MANAJEMEN

2.1              Sejarah Ilmu Manajemen

Sesungguhnya manajemen bukanlah ilmu baru,bukti adanya manajemen telah lama sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dari karya agung manusia pada masanya,diantaranya :

1)      Bangunan Firamida di Mesir

2)      Benteng Raksasa di Cina

3)      Bangunan Ka’bah di Makkah

4)      Menara Pisa di Italia

5)      Candi Borobudur di Indonesia

2.2              Dua orang pionir yang memperkenalkan manajemen secara  keilmuan.

Manajemen secara keilmuan baru terumuskan kurang lebih diakhir abad 18 atau awal abad 19 masehi.Tokoh yang mula – mula memperkenalkan manajemen secara keilmuan adalah Robert Owen (1771-1858) dan Charler Babbage (1792-1871) .

2.3              Pengelompokan Pemikir dalam Ilmu Manajemen

1)      Kelompok Pertama :

      Perspektif Manajemen klasik, yang terdiri dari :

-  Manajemen Ilmiah : Frederick Taylor, Frank dan Lilian   Gilberth.

-  Manajemen Administrasi : Henry Fayol,Lyndall Urwick dan Max Weber.

2)      Kelompok Kedua :

      Perspektif Manajemen Perilaku : Kajian Hawthorne

3)      Kelompok Ketiga :

Perspektif Manajemen Kuantitatif (Pasca Perang          Dunia II)(Perusahaan Dupont, General Electric, Ford Company).

3.                 POWER AND AUTHORITY

KEKUASAAN DAN KEWENANGAN

3.1              Pengertian Kekuasaan

Kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain untuk mencapai sesuatu dengan cara yang diinginkan.

Menurut French dan Raven,ada lima sumber kekuasaan,yaitu :

·         Kekuasaan coercive power

·         Kekuasaan expert power

·         Kekuasaan legitimate power

·         Kekuasaan referent power

·         Kekuasaan reward power

3.2                 Pengertian wewenang

Wewenang (authority) merupakan kekuasaan formal atau terlegitimasi. Dalam hal ini mempunyai pengertian sebagai dalam sebuah organisas seseorang ditunjuk/dipilih untuk memimpin suatu lembaga, bagian, organisasi maka dengan sendirinya telah memiliki kewenangan yang terlegitimasi.

Ada dua pandangan yang saling berlawanan mengenai sumber wewenang,yaitu teori formal atau sering disebut pandangan klasik dan teori penerimaan.

Menurut teori pandangan klasik,wewenang berasal dari tingkatan masyarakat yang sangat tinggi dan kemudian secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat.

Menurut teori penerimaan,wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompo atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan.Pandangan ini menyatakan kunci dasar wewenang ada dalam yang dipengaruhi (influencee) bukan yang mempengaruhi (influencer).

Ada 3 jenis kewenangan dalam organisasi,yaitu :

1)                  Kewenangan Lini (Line Athority)

2)                  Kewenangan Staff (Staff Athority)

3)                  Kewenangan Fungsional (Functional Athority)

4.                 RESPONSIBILITY AND DELEGATION

TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

4.1              Pengertian Tanggung Jawab

Tanggung jawab merupakan kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang manejer untuk mendelegasikan tugas atau fungsi tertentu. Jika kewenangan merupakan kekuasaan untuk melakukan sesuatu, maka tanggu jawab justru memberikan arah untuk apa dan kemana semestinya kekuasaan itu dipergunakan.

4.2              Pelimpahan Wewenang (Delegation)

Delegasi merupakan proses pengalihan tugas kepada orang lain yang sah atau terlegitimasi dalam melakukan berbagai aktivitas yang ditujukan untuk pencapaian tujuan organisasi,  atau sering juga disebut pelimpahan wewenang merupakan proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kebawah kepada orang – orang yang melapor kepadanya.

4.3              Manfaat Pelimpahan Wewenang

v  Memungkinkan sub bagian/bawahan mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru.

v  Mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal.

v  Penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat karena diberikan kepada orang yang benar dan bertanggung jawab.

4.4              Sentralisasi dan Desentralisasi dalam pengorganisasian

Sentralisasi merupakan pemusatan kekuasaan dan wewenangn pada hirarki atas dari suatu organisasi.

Desentralisasi merupakan pembagian porsi dalam hal pengambilan keputusan dan kebijakan yang menangkut dengan cara bagaimana organisasi akan dijalankan.

5.                 PLANNING

PERENCANAAN

5.1              Pengertian Perencanaan

Perencanaan merupakan memilih tujuan dan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternatif yang ada. Tanpa alternatif,perencanaan pun tidak ada. Perencanaan merupakan kumpulan dari beberapa keputusan.

5.2              Pentingnya Perencanaan

Perencanaan dan rencana sangat penting,karena :

1)         Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada tujuan yang ingin dicapai.

2)         Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga banyak pemborosan.

3)         Rencana adalah dasar pengendalian,karena tanpa ada rencana pengendalian tidak dapat dilakukan.

4)         Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen pun tidak ada.

5.3              Tujuan Perencanaan

1.      Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan,kebijakan-kebijakan,prosedur dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan.

2.      Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis,karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan.

3.      Perencanaan adalah satu usaha untuk memperkecil resiko yang dihadapi pada masa yang akan datang.

4.      Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan.

5.      Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan.

6.      Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.

7.      Perencanaan menjadi suatu landasan untuk pengadilan.

8.      Perencanaan merupakan usaha untuk menghindari mismanajemen dalam penempatan karyawan.

9.      Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi.

6.              ORGANIZATION

PENGORGANISASIAN

6.1              Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian dapat dikatakan sebagai suatu proses penciptaan hubungan antara berbagai fungsi,personalia,dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.

6.2              Tujuan Pengorganisasian

1.      Membagi pekerjaan yang harus dilakukan ke sejumlah departemen

2.      Membagi tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan masing-masing pekerjaan

3.      Mengoordinasikan berbagai tugas organisasi

4.      Mengelompokkan sejumlah pekerjaan ke sejumlah unit

5.      Membangun hubungan diantara individu, kelompok dan departemen.

6.      Menetapkan sejumlah garis wewenang formal

7.      Mengalokasikan dan menggunakan secara efektif sumber daya organisasi

6.3              Empat pilar dalam Pengorganisasian

1.      Division of work

2.      Departmentalization

3.      Hierarchy

4.      Coordination

6.4              Faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi

a.       Strategi organisasi

b.      Skala organisasi

c.       Teknologi

d.      Lingkungan

Contoh bagan organisasi

7.                 HUMAN RESOURCES

SUMBER DAYA MANUSIA

7.1              Pengertian Sumber Daya Manusia

Manajemen Sumber Daya Manusia adalah proses serta upaya untuk merekrut, mengembangkan, memotivasi serta mengevaluasi keseluruhan sumber daya manusia yang diperlukan perusahaan dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Contoh departemen SDM dalam struktur organisasi

7.2              Macam – Macam Sumber Daya Manusia

Manusia memiliki akal, budi dan pikiran yang tidak dimiliki oleh tumbuhan maupun hewan. Meskipun paling tinggi derajatnya, namun dalam ekosistem, manusia juga berinteraksi dengan lingkungannya, mempengaruhi dan dipengaruhi lingkungannya sehingga termasuk dalam salah satu faktor saling ketergantungan.

Sumber daya manusia dibagi menjadi dua, yaitu :

A.          Manusia sebagai sumber daya fisik

Dengan energi yang tersimpan dalam ototnya, manusia dapat bekerja dalam berbagai bidang, antara lain :
Bidang perindustrian, transportasi, perkebunan, perikanan, perhutanan, dan peternakan.

B.           Manusia sebagai sumber daya mental

Kemampuan berpikir manusia merupakan suatu sumber daya alam yang sangat penting, karena berfikir merupakan landasan utama bagi kebudayaan.
Manusia sebagai makhluk hidup berbudaya, mampu mengolah sumber daya alam untuk kepentingan hidupnya dan mampu mengubah keadaan sumber daya alam berkat kemajuan ilmu dan teknologinya.

7.3              Proses Manajemen SDM

o   Human Resource Planning

o   Personnel Procurement

o   Personnel Development

o   Personnel Maintenance

o   Personnel Utilization

8.                 DIRECTING

PENGARAHAN

8.1              Pengertian Pengarahan

Pengarahan merupakan proses pembimbingan, pemberian petunjuk dan instruksi kepada bawahan agar mereka bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

8.2              Tujuan pengarahan

    Menjamin kontinuitas perencanaan.

    Membudayakan prosedur standar.

    Menghindari kemangkiran yang tak berarti.

    Membina disiplin kerja.

    Membina motivasi yang terarah.

8.3              Peran Komunikasi dalam Pengarahan

1)          Sistem komunikasi vertikal

Sistem komunikasi vertikal berlasung dari atas maupun dari bawah.

2)          Sistem komunikasi horizontal

Komunikasi ini terjalin antar department, unit, dan bagian dalam suatu hierarki organisasi.

3)          Sistem komunikasi diagonal

Komunikasi ini sebenarnya merupakan jalur kominikasi yang sangat langka . Akan tetapi dalam kondisi tertentu menjadi amat penting, khususnya apabila para bawahan tidak bisa berkomunikasi secara efektif melui media lainnya.

9.                 COORDINATION OF MANAGEMENT

MANAJEMEN KOORDINASI

9.1              Pengertian Koordinasi

Handoko mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

9.2              Masalah dalam Koordinasi

Menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch, ada 4 perbedaan dalam sikap dan cara kerja diantara bermacam-macam individu dandepartemen dalam organisasi, yakni sebagai berikut :

1.      Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

2.      Perbedaan dalam orientasi waktu.

3.      Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi.

4.      Perbedaan dalam formalitas struktur.

9.3              Rentang Manajemen atau Rentang Kendali

Merupakan kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya.

10.               DECISION MAKING

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

10.1          Pengertian Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah serangkaian keputusan yang dilakukan oleh seseorang dalam usaha memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi kemudian menetapkan berbagai alternative yang dianggap paling rasional dan sesuai dengan lingkungan organisasi.

Menurut Mary Follet,Keputusan adalah suatu atau sebagai hukum situasi.Apabila semua fakta dari situasi itu dapat diperolehnya dan semua yang terlibat,baik pengawas maupun pelaksana mau mentaati hukumnya atau ketentuannya,maka tidak sama dengan mentaati perintah.Wewenang tinggal dijalankan,tetapi itu merupakan wewenang dari hukum situasi.

10.2          Fungsi dan Tujuan Pengambilan Keputusan

1)      Fungsi Pengambilan Keputusan

individual atau kelompok baik secara institusional ataupun organisasional, sifatnya futuristik.

2)      Tujuan Pengambilan Keputusan

Tujuan yang bersifat tunggal (hanya satu masalah dan tidak berkaitan dengan masalah lain). Tujuan yang bersifat ganda (masalah saling berkaitan, dapat bersifat kontradiktif ataupun tidak kontradiktif).

10.3          Model Pengambilan Keputusan

Model adalah percontohan yang mengandung unsur yang bersifat penyederhanaan untuk dapat ditiru,Model terbagi atas :

a)      Model Kuantitatif;

b)      Model Kualitatif;

c)      Model tersebut masih terbagi lagi dalam:

d)     Model Probabilitas;

e)      Konsep Nilai harapan;

f)       Model Matriks;

g)      Model Pohon Keputusan (Decision tree Model);

h)      Model Kurva Indiferen (kurva tak acuh);

i)        Model Simulasi Komputer;(model matematika, simulasi, permainan operasional, model verbal, model fisik).

Proses Pengambilan Keputusan

11.                 CONTROLING

PENGAWASAN

11.1          Pengertian Pengawasan

Pengawasan merupakan proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.

Beberapa istilah asing mengenai pengawasan, yakni :

a.       Controlling

b.      Evaluating

c.       Appraising

d.      Correcting

11.2          Tujuan dari Fungsi pengawasan

Ø  Adaptasi lingkungan

Ø  Meminimalkan kegagalan

Ø  Meminimumkan biaya

Ø  Mengantisipasi kompleksitas dari organisasi

11.3          Tahap Proses Pengawasan

1.     Tahap Penetapan Standar.

2.     Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan.

3.     Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan.

4.     Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan.

5.     Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.

11.4          Pentingnya Pengawasan

Alasan pentingnya pengawasan,antara lain :

§  Perubahan lingkungan organisasi

§  Peningkatan kompleksitas organisasi

§  Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

§  Kebutuhan manager untuk mendelegasikan     wewenang

§  Komunikasi

§  Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Proses pengawasan

Tujuan Tercapai

TIDAK

YA

 

Pengambilan Tindakan Koreksi dan melakukan evaluasi ulang atas standar yang telah ditetapkan.

12.            LEADERSHIP

KEPEMIMPINAN

12.1          Pengertian Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Cara alamiah mempelajari kepemimpinan adalah “melakukanya dalam kerja” dengan praktik seperti pemagangan pada seorang seniman ahli, pengrajin, atau praktisi. Dalam hubungan ini sang ahli diharapkan sebagai bagian dari perannya memberikan pengajaran/instruksi.

12.2          Keterlibatan 4 aspek dalam kepemimpinan

o   Pengikut (followers)

o   Perbedaan kekuasaan (distribution of powers) antara pemimpin dan pengikut

o   Penggunaan kekuasaan untuk mempengaruhi (power of influence)

o   Nilai yang dibangun (leadership value)

12.3     Teori Kepemimpinan

Di antara berbagai teori mengenai lahirnya pemimpin, paling tidak, ada tiga di antaranya yang menonjol yaitu sebagai berikut :

1.      Teori Genetic

Inti dari teori ini tersimpul dalam mengadakan “leaders are born and not made“. bahwa penganut teori ini mengatakan bahwa seorang pemimpin akan karena ia telah dilahirkan dengan bakat pemimpin.

2.     Teori sosial

Jika teori genetis mengatakan bahwa “leaders are born and not made”, make penganut-penganut sosial mengatakan sebaliknya yaitu : “Leaders are made and not born“.Penganut-penganut teori ini berpendapat bahwa setiap orang akan dapat menjadi pemimpin apabila diberi pendidikan dan kesempatan untuk itu.

3.     Teori ekologis

Penganut-ponganut teori ini berpendapat bahwa seseorang hanya dapat menjadi pemimpin yang baik apabila pada waktu lahirnya telah memiliki bakat-bakat kepemimpinan, bakat mana kemudian dikembangkan melalui pendidikan yang teratur dan pangalaman-pengalaman yang memungkinkannya untuk mengembangkan lebih lanjut bakat-bakat yang memang telah dimilikinya itu.

12.3                      Tipe Kepemimpinan

1)    Tipe Kepemimpinan Kharismatis

Tipe kepemimpinan karismatis memiliki kekuatan energi, daya tarik dan pembawaan yang luar biasa untuk mempengaruhi orang lain, sehingga ia mempunyai pengikut yang sangat besar jumlahnya dan pengawal-pengawal yang bisa dipercaya.

2)    Tipe Kepemimpinan Paternalistis/Maternalistik

Kepemimpinan paternalistik lebih diidentikkan dengan kepemimpinan yang kebapakan.

3)    Tipe Kepemimpinan Militeristik

Tipe kepemimpinan militeristik ini sangat mirip dengan tipe kepemimpinan otoriter.

4)    Tipe Kepemimpinan Otokratis

5)    Tipe Kepemimpinan Laissez Faire

6)    Tipe Kepemimpinan Populistis

7)    Tipe Kepemimpinan Administratif/Eksekutif

8)    Tipe Kepemimpinan Demokratis